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Archiviazione Digitale, risparmio e vantaggi

Questo tema è tornato di grande attualità con la notizia che anche la fatturazione elettronica tra privati (imprese e professionisti) diventerà obbligatoria in Italia dall’1 gennaio 2019.

Altra scadenza cruciale nel percorso di digitalizzazione del Paese!

L’innovazione digitale e quella normativa sono i traini del cambiamento del business oggi, tutte le imprese recentemente hanno dovuto conformarsi a nuovi obblighi di legge o lo stanno facendo, spesso malvolentieri. Ma questi adempimenti hanno un lato positivo perché costringono a cambiare, a innovare e, se affrontati con coscienza, a investire nelle tecnologie digitali». Paolo Catti, Associate Partner di P4i

In questo caso non va pensata solo come l’ennesima incombenza che genera costi, perché è invece un’opportunità per risparmiare:  per esempio la conservazione sostitutiva delle fatture attive e passive può generare risparmi per documento da 1 a 3 euro, la fatturazione elettronica da 4 a 12 euro, e la dematerializzazione dell’intero processo procure-to-pay da 30 a 80 euro a ciclo, con investimenti che si ripagano mediamente in un anno. (Dati dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica ed eCommerce B2B del Politecnico di Milano).

E con tutta probabilità il trend continuerà, perché il legislatore europeo sta spingendo per il mercato unico comunitario, per esempio in ambito fiscale, o nel trattamento dei dati personali con il GDPR. «Per questo è decisivo trasformare il cambiamento necessario in un’occasione di crescita, anche se a volte è molto complesso».

Ecco alcuni dei vantaggi:

L’archiviazione e la conservazione legale, sono una forma di risparmio sia diretta (carta, spazi) che indiretta (tempo, efficienza). Inoltre, permettono alle imprese di essere più competitive grazie alla velocità e funzionalità nella gestione dei documenti e alla migliore accessibilità.

I vantaggi dell’archiviazione

  • Rintracciabilità in tempo reale di tutti i documenti;
  • Riduzione di costi e tempi di ricerca;
  • Relazione fra i documenti di tutte le aree aziendali;
  • Maggior efficacia nella gestione delle informazioni;
  • Sicurezza degli accessi e controllo delle attività sui documenti archiviati;
  • Flessibilità di gestione dei documenti, essendo essi digitali;
  • Trasmissione telematica dei documenti (e-mail, fax, download, etc.);
  • Possibilità di creare flussi documentali (workflow) e quindi di monitorare passo-passo tutta la vita di ogni tipo di documento;
  • Aumento della produttività del personale: impiego di risorse umane in altre attività a maggior valore aggiunto;
  • Integrazione delle immagini dei documenti con i dati gestionali e indice delle tipologie dei documenti;
  • Possibile accessibilità ai disabili;

I vantaggi della conservazione legale

  • Eliminazione dei costi di affitto o di spazi per la conservazione della carta (spesso anti-alluvioni, ignifughi, ecc.);
  • Eliminazione di una parte dei materiali di consumo (carta, cartucce, scaffali);
  • Riduzione costi di manutenzione dei sistemi di stampa;

I vantaggi del workflow

  • Maggiore efficienza e qualità del servizio grazie alla riduzione degli errori nelle attività, in quanto svolte automaticamente, e  possibilità di dedicare maggior tempo alle attività non automatiche;
  • Semplificazione della pianificazione e migliore controllo del processo, mediante decisioni più oculate e monitoraggio più efficiente dell’andamento dei processi;
  • Valorizzazione delle risorse umane giacché gli aspetti più ripetitivi e monotoni delle attività del processo vengono svolte automaticamente;
  • Flessibilità grazie al controllo del software sul processo di lavoro che può essere programmato in base alle esigenze.

Fonte principale dati: https://www.digital4.biz

 

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